リモートワークとは 定義や導入例、おすすめツールを紹介

リモートワークとは 定義や導入例、おすすめツールを紹介

新型コロナウイルスの拡大に伴い、昨今注目を浴びているのがリモートワークです。
しかし、リモートワークとは具体的にはどのような働き方なのでしょうか。
また、リモートワークを効率的にこなすためのコツを知りたい方もいるでしょう。

この記事では、リモートワークとはなにかに焦点を当てて徹底解説します。
テレワークとの違いや3つの導入事例、リモートワークにおすすめのツールも紹介します。

 

リモートワークとは

リモートワークとは
リモートワークとは、会社以外の遠隔の場所で仕事を行うことです。

インターネットを活用したWeb会議やチャット・メールなどを通して、会社で仕事をするように業務を行います。リモートワークの特徴は、育児や介護との両立や好きな場所での居住など様々なライフスタイルや事情に対応しやすいことです。

そのため、働き方改革の一環としてリモートワークを導入する企業は年々増えています。

従来はITエンジニアやWebデザイナーなどのスキルを要する職業の従事者やフリーランスの方が、主要な対象者でした。しかし、新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、リモートワークは幅広い職種の従業員に広がりつつあります。

リモートワークとテレワークの違い

テレワークは1970年代に生まれた言葉で、出社の負担の軽減を目的とした働き方を指します。

一般社団法人日本テレワーク協会によるテレワークの定義は「情報通信技術を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のこと」です。

また政府による遠隔での働き方を推し進める企業への助成金の名称は「職場意識改善助成金(テレワークコース)」となっています。

テレワークとリモートワークは基本的には同義語として使用されていますが、新型コロナウイルス感染症拡大以前はテレワーク表記のほうが主流でした。

強いて違いを表すなら、リモートワークのほうがチームで働く意味合いも含む場合が多いでしょう。対して、テレワークは比較的場所だけでなく、働く時間も自由との意味合いが含まれていました。

しかし、近年ではリモートワークでも都合の良い時間帯に仕事をします。よって、リモートワークとテレワークは同じ意味と捉えて良いでしょう。

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リモートワークを導入する際の注意点

リモートワークを導入する際の注意点
リモートワークには生産性の向上や自分らしい生き方を促す大きなメリットがあります。
しかし、同時にリモートワーク導入時の5つの注意点もあるため、合わせて紹介します。

セキュリティリスク

リモートワークではデータを社外に持ち出すため、セキュリティリスクが否めません。

カフェで仕事をしていて画面を盗み見されたり、公衆Wi-Fiを利用してデータが漏えいしたりなどのケースが考えられます。ほかにもファイルを個人のデバイスに保存したり、ファイル共有ソフトを利用するリスクもあるでしょう。

リモートワークの実施前に、状況に応じた対策が必要です。

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ツールの導入費用

リモートワークの成功には、Web会議やビジネスチャット・ファイル共有・プロジェクト管理など様々なツールが欠かせません。

無料で使用できるツールも多く存在しますが、企業の規模によってはツールの導入費が高くかかる場合もあります。
また、各種ツールの導入に伴い、従業員に使用方法の指導が必要です。

そのため、リモートワークの開始直後は仕事本体よりもツールの習得に時間を割くことになるでしょう。

密なコミュニケーションの実現

直接的なコミュニケーションが減少すると、不安を抱く従業員もいます。

顔を合わせて仕事をできない分、上司との認識違いも発生しやすので、密なコミュニケーションが必要です。

ビジネスチャットツールを活用することで、いかなる疑問も随時チーム内で解決するように意識し、認識のすり合わせをすることができます。チャットで仕事上の不安や進捗状況の確認・相談を行う時間を日々設けると良いでしょう。

特に問題点が生じていなくても、チームメンバーと職場同様にコミュニケーションを取ることで、不安感などが薄まる可能性があります。

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定期的なWeb会議の開催

密なコミュニケーションにもつながりますが、定期的なWeb会議の開催がおすすめです。
例えば、「週に1度Web会議を開催する」などと事前に決定しておきます。

定期的にWeb会議を行うことで、リモートワークでありながらチームで報告をし合うことが可能です。各従業員の不安感や寂しさの払拭にもつながるため、ぜひ定期的にWeb会議を開催すると良いでしょう。

自己管理の必要性

生産性の向上を目指せるリモートワークですが、反対にストレスや怠けから生産性が低下する恐れもあります。

またオフィスで仕事するよりも、リモートワークのほうが仕事時間が長いケースも少なくありません。私生活と仕事の区切りも付きにくくなることもあります。

そのためリモートワークであっても、会社と同じような状態での仕事を可能にする工夫が必要です。
例えば、後述するツール等を利用したタイムカード制の導入を検討すると良いでしょう。

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リモートワークの導入事例

リモートワークの導入事例

続いて、実際に数年に渡りリモートワークを導入している3社の事例を紹介します。

リモートワークの導入によって得られた効果や課題などを把握して、成功するリモートワークを実現させる参考にしましょう。

リモートワーク導入事例①:明治安田生命

明治安田生命では、2015年からリモートワークを実施して成功させています。
リモートワークをしている従業員にアンケートをした結果では、総体的に非常に高評価でした。

具体的には、通勤時間の負担軽減になり、家庭と仕事を両立しやすくなったようです。また、管理職を中心に業務効率化が実現して働き方改善ができたという声が挙がりました。

リモートワーク導入事例②:サイボウズ株式会社

サイボウズ株式会社では、2010年8月からリモートワークを試験的に導入し始めました。

従業員の声を反映させて制度のアップデートを重ねた結果、2018年4月からは従業員の希望する働き方を実行しています。

従業員は事前に働きたいパターンを宣言しておけば、自身の望むように働くことができます。
例えば、「15時以降はリモートワーク」「火曜日と木曜日はリモートワーク」などの宣言です。

サイボウズ株式会社では、新型コロナウイルス感染症の収束後も原則的にはオフィスに出社予定がありません。

リモートワーク導入事例③:株式会社三松

株式会社三松では、板金加工をベースに各種機械装置の組み立てを行っています。
そのため、全従業員のリモートワークはできませんが、可能な部署では基本的にリモートワークを実施中です。

クライアントとの打ち合わせも、Web会議にしてリモートで行います。
しかし、株式会社三松では、メンタル面や物理面におけるリモートワークによる問題点が生じています。

例えば、コミュニケーション不足による不安感や孤独感、また自宅の通信環境や仕事環境の整備の不十分さなどです。

そのため株式会社三松では、ITツールを利用した全員が集まる場所の提供で、メンタル面の課題の改善を目指しています。

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リモートワークにおすすめのツール

リモートワークにおすすめのツール
リモートワークにおすすめのツールを紹介します。

リモートワーク時に必要となるWeb会議やビジネスチャット・ファイルの共有・プロジェクト管理・勤怠管理・人事評価ツールを見ていきましょう。

Web会議

繰り返しになりますが、リモートワークでWeb会議は絶対に欠かせません。
Web会議には、ZoomまたはGoogle Meet・Skype for Businessの利用がおすすめです。

Zoom

「Zoom」で必要なデータ通信量は、Web会議ツールとしては少なめです。結果的にZoomは他社よりも通話が安定しやすく、円滑なWeb会議を行うことができます。

Web会議から送付されたURLをクリックするだけで会議に参加できる手軽さも、Zoomの魅力です。ビジネスにおいて最も利用されているWeb会議ツールである点からも、Zoomの実績は伺えるでしょう。

Google Meet

「Google Meet」で行うWeb会議の通話はすべて暗号化されます。Google Meetはほかにも様々な不正防止機能が充実した、セキュリティ面に強いWeb会議ツールです。

加えて、Googleカレンダーの予定をクリックするだけで会議に参加できるため、Googleユーザには特に使いやすいでしょう。参加には、無料で作成できるGoogleアカウントが必須です。

Skype for Business

「Skype for Business」は、世界最大のシェアを誇るビデオ通話アプリ「Skype」が提供するWeb会議ツールです。
Office365との統合で、容量サイズの大きいファイルの共有もできて便利でしょう。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールは、LINEなどのチャットツールのビジネス版と言えます。

テキストや音声・動画によるチャットだけでなく、画像や動画・資料などのファイルの共有も可能です。ビジネスチャットツールを用いることで、認識の違いなどを防ぎ、仕事の円滑化を図ります。

チャットワーク

「チャットワーク」は、国産のビジネスチャットツールで、すでに12万社以上が導入済みです。タスク管理機能が使いやすく、タスクの完了予定日などがすぐに分かります。

チャットワークは国際セキュリティ規格ISO27001とISO27018認定を取得しているため、セキュリティ面でも安心です。迷惑メールが届かないだけでなく、金融機関と同レベルのセキュリティを謳っています。

Slack

「Slack」は、アメリカ合衆国発のビジネスチャットツールで、特にエンジニアや海外とのやり取りが多い企業から支持されています。

チャット機能に特化していますが、ツイッターやGoogleカレンダーなど300以上の外部サービスと連携機能が特徴です。

また、「チャンネル」機能で、各プロジェクトごとにチャットコーナーを作成できます。

ファイル共有ツール

リモートワークにおいて、リアルタイムにファイル共有ができることは必須です。
安心のセキュリティの高さや万が一の場合の修復サービス、使いやすさ等はツール選びのポイントでしょう。

box

「box」はデータの暗号化やファイルへのアクセス履歴の確認など、高いセキュリティを誇ります。

さらに、オプションで暗号化管理を可能にし、特にBtoCビジネスでの情報セキュリティが強みです。P&GやGEなど多くの世界的な大手企業の導入実績からも、boxの信頼度の高さが伺えるでしょう。

boxは各ユーザー月額550円から利用でき、共同作業やOffice365等のアプリとの連携も可能なファイル共有ツールです。

Dropbox Business

Yahooをはじめ世界で20万社以上が導入している高い満足度と信頼度を誇るファイル共有ツールが「Dropbox Business」です。

Dropbox Businessにアップロードしたファイルは、万が一削除してしまっても復元できます。
また自社のビジネス規模に応じた容量を契約できるため、必要に応じて容量の増加が可能です。

Dropbox Businessでは共同での編集作業が可能なため、リモートワークにも向いているでしょう。

Google Workspace

Google社が提供する「Google Workspace」では、ドキュメントやスプレッドシート ・カレンダー・Gmail・デジタルホワイトボードJamboardなどビジネスに便利な機能が揃います。

ファイルやテキストなどのデータはGoogle Driveに自動で保存され、メンバー全員がいつでも最新情報を確認できます。

管理者が共有方法を設定できるため、必要な相手以外にはファイルを共有できないこともGoogle Workspaceの利点でしょう。

ただし一定の知識や使い方の教育が必要と感じる企業もあり、個人との相性や慣れに左右されるようです。

プロジェクト管理

リモートワークでも円滑にプロジェクト管理を行うためには、管理ツールが必須です。
小規模の企業やチームの場合は無料サービスで十分な可能性もあるため、ニーズの把握・検討をおすすめします。

Google Spreadsheets

「Google Spreadsheets」はGoogle版のエクセルと捉えられるでしょう。
エクセルとの最大の違いは無料のアドオンで、進捗状況がグラフ化できるガントチャートが作成できる点です。

「進行中」「開始前」「完了」などプロジェクトの状況に応じて、列の色を変化できるので視覚的に把握しやすいでしょう。プロジェクトの階層的な記載もでき、無料でありながらGoogle Spreadsheetsは有能なプロジェクト管理ツールです。

ただし、Google Spreadsheetsの欠点は慣れるまでは少々時間がかかることでしょう。

Jooto

「Jooto」は国内シェア第1位のプロジェクト管理ツールです。

タスクカードをドラッグ&ドロップで付箋のように貼り付けて利用するため、視覚的にタスクの進捗状況が分かりやすいでしょう。

有料会員であれば、生産工程の管理などで使用されるガントチャートにも対応しています。
従って、より正確なスケジュールに沿ったタスク管理が可能です。

Jootoは国内企業が多数導入していて、日本での使いやすさや信用度はお墨付きでしょう。

Trello

コルクボードに作業内容を1枚ずつピンで刺すような感覚で、タスク管理できるツールが「Trello」です。ボードには「作業中」と「完了」のコーナーがあり、チームの進捗状況を一目で把握できます。

新たな作業ごとにカードを追加し、作業が終了すれば「完了」コーナーにカードを移動するだけで簡単に使用可能です。

Trelloは10ボードまで無料で利用でき、Google DriveやSlack等とも連携できます。

Asana

「Asana」の利点は、直感的に操作ができるプロジェクト管理ツールであることです。

初めてAsanaを使用する際も周囲の方が使う様子を見るだけで、簡単に書き込みができます。
周囲を参考にしなくても、すぐにタスクの書き込みや管理ができるようになるため便利です。

Asanaは15人までは無料で利用でき、Slackなどのアプリとも連携できます。

Basecamp

「Basecamp」は特に海外企業やフリーランサーから人気が高い管理ツールですが、日本語にも完全に対応しています。

プロジェクトの管理だけでなく、メッセージボードやチャットルームが備わっており、コミュニケーションも取りやすい点がBsecampの特徴です。

Basecampではカレンダーの共有やSlackとの連携など応用性に富んだ使い方ができます。

勤怠管理ツール

リモートワークで難しく思われやすい、遠隔での勤怠管理もツールの活用で可能です。

Time Doctorp

「Time Doctor」では、それぞれの従業員の勤務時間の把握だけでなく、各従業員のパソコンの定期的なスクリーンショットの取得や使用中のアプリを追跡できます。

人事評価ツール

リモートワークの抱える大きな課題点の一つが、人事評価の方法です。
リモートワークでは従来の評価基準を適応しにくいですが、ツールの活用によって最大限不公平感を減らせるでしょう。

Profile Manager

「Profile Manager」を利用すると、人事情報をデータベース化できます。
各従業員の顔と名前だけでなく、経歴やスキル・過去の評価などを即時に把握可能です。

そのため、人材マネジメントの効率が上がり、リモートの評価会議でも従業員を評価しやすいとされています。

加えてプロジェクトに合う人材を見つけやすくなる機能の存在も、Profile Managerを活用する利点です。

リモートワークには最適なツールを活用しよう

リモートワークには最適なツールを活用しよう
リモートワークは必要なツールを活用して、しかるべき対策を行えば成功する職種が多いです。しかし、用意が至らずにリモートワークが失敗するケースが多数見受けられます。

紹介した5つの注意点や15種のおすすめツールを使用すると、リモートワークが成功する確率は大変高くなるでしょう。

また実際のリモートワークの導入事例から、利点や気を付けるべき点などを見出し、参考にしてみてはいかがでしょうか。

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