テレワークを初めて導入する場合、企業としても働く側の従業員としても、テレワークのやり方が分からないという方もいるのではないでしょうか。
この記事では、テレワークのやり方や、テレワーク導入までのステップについて紹介します。
テレワークのやり方とは
働き方改革や新型コロナウイルス感染症の流行に伴って、テレワークを導入する企業が増えてきています。
テレワークとは、「tele（離れた）とwork（働く）」を組み合わせた造語で、働く場所や時間に縛られない、柔軟な働き方を意味しています。
テレワークには、自宅で行う「在宅勤務」、移動の合間に行う「モバイルワーク」、施設を利用して行う「コワーキング勤務」や「サテライトオフィス勤務」、観光地や帰省先で行う「ワーケーション」など、様々なやり方があります。
どのテレワークの働き方も情報通信技術（ICT）を活用しており、クラウド型アプリや企業または個人のパソコン、リモートデスクトップ、仮想デスクトップなどを用いてテレワークを行います。
テレワーク導入までのやり方
目的を明確にする
テレワークを導入するにあたってはまず、なぜテレワークを導入するのか目的を明確にする必要があります。明確な目的なくテレワークを導入しても、制度として定着せず、長続きしない可能性があるからです。
テレワークの目的として多いのは、育児や介護による離職の減少、多様な人材の獲得、社員の通勤時間やコストの軽減、新型コロナウイルス感染症対策などが挙げられます。自社の課題解決につながる目的を洗い出すことは、テレワークを定着させることにつながるでしょう。
ルールを決める
テレワークを始めるにあたっては、社内ルールを整備することも大切です。
始業時間と就業時間をどのように報告・管理するのか、日報や日々の成果物の報告方法など勤務状況を適切に管理するためのルールをはじめ、テレワークで使うパソコンの保管方法、クラウド利用の条件、機密性が求められる電子データの保存方法、オフィス外からのアクセス条件など、様々なガイドラインを設ける必要があるでしょう。
また、ルールを決めるだけでは十分とは言えません。テレワークをする従業員に対してはルールの趣旨を説明する研修や勉強会を行い、理解してもらうよう働きかけることも大切です。
ツールやシステムの導入
テレワークはオフィス以外の場所で、それぞれの従業員が離れて仕事を行うことになります。そのため、円滑なコミュニケーションを取ることが難しく、注意しなければコミュニケーション不足に陥ってしまうこともあります。
テレワークのコミュニケーション不足はミスや作業効率の低下を招く可能性があるため、チャットツールやWeb会議システム、クラウドツールなどを導入し、テレワークなかでも効率良く仕事ができるよう努める必要があるでしょう。
セキュリティ対策の実施
テレワークで注意しなければならないのは、セキュリティ対策です。
例えば、テレワーク中に使用するパソコンが盗難被害に遭ったり、重要なデータの入ったUSBを紛失してしまったりすることで、意図せず重要な情報を漏洩してしまう可能性があります。また、セキュリティ対策の不十分なパソコンの利用によって外部からの不正アクセスやマルウェア感染が起こるリスクもあるでしょう。
企業としては、このような情報漏洩リスクを軽減するためにも、従業員がテレワークで利用するパソコンにはセキュリティソフトを導入し、保存するデータは暗号化するなどのセキュリティ対策を徹底することが大切です。
多様化するテレワークのやり方
テレワークは、オフィスではなく自宅で仕事をすることだと思っている方もいるかもしれません。実際、自宅でテレワークをしている方も多いです。
しかし2020年以降、新型コロナウイルス感染症対策としてテレワークを導入する企業が急増しました。これにより、テレワークに対して様々な課題も見えてくるようになり、それぞれの企業で課題を解決すべく試行錯誤した結果、テレワークのやり方は多様化が進むようになりました。
現在では、在宅勤務だけではなく、カフェや図書館、コワーキングスペースやビジネスホテルを利用してテレワークをする方や、サテライトオフィスを導入する企業も増えています。さらには、テレワークという働き方を活用し、観光地や帰省先などで休暇を兼ねて働くワーケーションも人気です。
このように、テレワークのやり方は多様化していますが、基本的にはどんな場所であっても、パソコンやインターネット環境、電源さえ確保できれば、テレワークを行うことができます。ただし、テレワークのやり方によっては、パソコンや資料の覗き見、無料Wi-Fiによる盗聴などの情報漏洩リスクが高まることもあります。
そのため、テレワークを行う場所は慎重に選ばなければいけません。
テレワークで人気のワーケーションのやり方
多様なテレワークのやり方が増えている中、人気が高まる働き方の一つとして、「ワーケーション」があります。ワーケーションとは、「ワーク（仕事）とバケーション（休暇）」を組み合わせた造語で、休暇を兼ねて働く働き方のことです。
例えば、休暇を取って旅行に行ったり、実家に帰省したりした場合、「本当はもう少し滞在したかったな」と思った経験はありませんか。こんなとき、ワーケーションであれば、日中はテレワークで仕事をし、仕事が終わったら休暇を楽しむことで、旅行先や帰省先にいつもよりも長めに滞在することが可能です。
ワーケーションのメリット
ワーケーションは、休暇を利用して普段の生活から離れ、観光地やリゾート地、実家など開放感のある場所で働くことができるため、気分を変えてリフレッシュすることができるというメリットがあります。
また、休暇と仕事を両立しながら働くことで、モチベーションアップにつながるだけでなく、オン・オフの切り替えがしやすくなることから仕事への集中力も高まるでしょう。
ワーケーションのやり方
ワーケーションのやり方は、宿泊先選びから始まります。ワーケーションなら長期休暇が取りやすくなりますが、同時に仕事も滞りなく進める必要があります。
そのため、宿泊先を選ぶときはインターネット環境があるかどうか、宿泊施設内や周辺にコワーキングスペースがあるかなど、仕事ができる環境があるかをしっかりと確認しておくことが大切です。
またワーケーションには、U-bokuのような物件シェアサービスを活用するのもおすすめです。
物件シェアサービスなら、ホテルや旅館とは違ってマンションの一室や一軒家を貸切ることができるため、セキュリティ面でも安心して仕事をすることができます。インターネット環境などのインフラや、机・椅子などのワーキングスペースも揃っているため、パソコン一つ持ち込めば、すぐにワーケーションを始めることが可能です。
U-bokuの物件シェアサービスは、全国の様々な場所に物件があります。海や山、温泉地をはじめ、地方の静かで落ち着ける場所にも物件がありますので、希望に合った場所を探してみましょう。
自分に合ったテレワークのやり方を見つけよう！
テレワークには様々なやり方があります。長期間在宅勤務をしていると、気分が滅入ってしまったり、モチベーションが下がったりしてしまうこともあるでしょう。そんなときは、テレワークのやり方や場所を変えてみることで、モチベーションや生産性の向上につながるかもしれません。
テレワークのやり方として人気のワーケーションに興味のある方は、ぜひこの機会にU-bokuのような物件シェアサービスを活用してみてはいかがでしょうか。